Trois chausses trappes des projets de dématérialisation bien français

De trop nombreux projets de dématérialisation ont du mal à voir le jour au risque d’être avortés. Quelles en sont les trois principales raisons ?

 Un projet d’échanges de documents numérisé :

1. Nécessite :

       - Un budget, Engagement stratégique d’un maître d’œuvre,

         - L’implication de partenaires,

       - Une compréhension commune et partagée d’un but visé,

       - Une validation des objectifs par l’ensemble des partenaires,

       - Une démarche informatique orientée client,

       - Une connaissance métiers,

       - Une approche consensuelle,

       - Une coordination,

        - Une communication.

2.        Requiert des connaissances transverses juridico ; techniques ; organisationnelles.

3.        Oblige à une méthode de conduite de projet.

De plus, la dématérialisation se doit d’être progressive et doit s’attacher à un processus spécifique. Le tout azimut doit être évité.

 Ces prés requis, expliquent une complexité toute relative. En effet, méthode, cadre juridique, moyens techniques sont disponibles. Un projet de dématérialisation repose donc essentiellement sur la volonté d’hommes et de femmes et sur du bon sens.

Le risque majeur consiste à demander à des personnes, de jouer des rôles en dehors du cadre de leurs fonctions, expertises. L’outre passement à des prérogatives ou connaissances ouvrent sur des perspectives d’échec.

Le succès, d’un projet, réside dans la bonne gestion de ressources humaines et dans le respect d’un état d’esprit gagnant gagnant. Tout est question de bonne orchestration. La fausse note, jouée sur une partition, est génératrice de cacophonie, donc de  dysfonctionnements qui peuvent ralentir et même faire échouer un projet. Les réunions de salons, les direction s de projets fondés sur des organisations centralisatrices, voire oligarchiques, non communicantes, sont donc à proscrire. Tout est question de mesure. Chaque intervenant doit se limiter à apporter sa contribution dans le strict rôle dans lequel il est compétent et sollicité.

 Le manque d’accompagnement aux changements met souvent en péril des projets de dématérialisation. Il est périlleux d’occulter le pouvoir indéniable qu’ont les utilisateurs pour rejeter et mettre à l’écart, des méthodes de travail et outils nouveaux. Une attention toute particulière doit être portée pour associer et impliquer l’ensemble des utilisateurs au projet.

Le bon sens, veut aussi que l’on garde présent à l’esprit que la dématérialisation s’attache à un contenu d’informations qui est numérisé dans l’objectif d’éviter des ressaisies à ses partenaires. Si l’utilisation de normes internationales de représentation des données sont choses acquises, les modes d’emploi pour ponter des applicatifs logiciels font, encore trop souvent, défaut.

 L’automatisation des procédures implique la formalisation de conventions de représentation des informations contenues dans le processus dématérialisé. Les règles de reprises de l’information se doivent d’être clairement documentées. De nombreux projets ne sont-ils pas purement sabordés du simple fait du défaut de mode d’emploi de reprise de l’information.

 Les ressources humaines non utilisées à leurs justes valeurs, le manque d’accompagnement aux changements, l'absence de mode d’emploi sont les trois lacunes majeures des projets de dématérialisation. Ces lacunes expliquent des retards de déploiement ; des incompréhensions, des surcoûts ; des insatisfactions et même des échecs. Comment rester indifférent aux gâchis de budgets fondés sur des milliers d’heures de travail et sur des investissements matériels et logiciels ? Décidément, le bon sens serait-il la chose la plus mal partagée ? En France, une organisation centralisatrice héritée d'une histoire et d'une économie semi dirigée ne serait-elle pas à l'origine de la difficulté à déployer des processus de dématérialisation ?

                                                                                                                    Alain Toy-Riont