S’approprier simplement les fondamentaux indispensables de la dématérialisation

Conférer à un échange d’informations préalablement digitalisé une valeur probante nécessite la prise en compte de concepts informatiques liés à la signature électronique. Ceci dans un cadre réglementaire qui peut s’avérer spécifique (marchés publics ; dématérialisation fiscale des factures ; téléprocédures …). Cela a un coût qui est resté longtemps un frein au déploiement des échanges électroniques : « la dématérialisation ».

Sferic propose une formation ; l’utilisation d’une signature électronique à authentification forte (Certificat classe 3 : qualifié utilisable sur support carte à puce) ainsi qu’une plateforme d’archivage à valeur probante mutualisée pour 1500 € HT^*.

Pour ce montant, les entreprises ; collectivité locales et associations peuvent découvrir les avantages de la dématérialisation et en bénéficier.

En effet, la signature électronique (SE) peut se voir reconnue, la même valeur juridique que la signature manuscrite. Tout  échange de données préalablement numérisées et signées peut ainsi être sécurisé. La SE permet au destinataire d’un « email » d’être assuré de l’identité de l’expéditeur d’un message reçu. Elle apporte la garantie formelle à l’émetteur d’un courriel que son message pourra être lu que par un destinataire spécifique. Elle permet de gérer les autorisations d’accès à une application informatique ou à un serveur. Associée à du chiffrement, elle assure la confidentialité des échanges. Elle protége les partenaires contre le risque de falsification d’un message au cours de son acheminement jusqu’à son destinataire. Elle est la garante de l’intégrité de messages envoyés et reçus. Elle peut être utilisée pour horodater des opérations de manière certaine : scellement, ouverture, accord sur le contenu d’un message…

Les dispositions à prendre en compte pour être conforme à la réglementation sur les échanges d’informations électroniques nécessitent un investissement financier ; une appropriation de la signature électronique et de l’archivage à valeur probante.

Dans des environnements particuliers, le législateur a prévu le type de signature électronique à utiliser. Ainsi l’article 56 du code des marchés publics énonce que la signature électronique doit être qualifiée (décret du 30 mars 2001). Elle nécessite l’achat un simple certificat (X509), véritable carte d’identité électronique disponible chez une autorité de certification agréée  dont le rôle consiste à vérifier, à des fins d’attestation ou d’authentification, les attributs de  personnes physiques ou morales.

Le certificat d'identité électronique délivré permet, par exemple, d’établir avec certitude la relation entre un document signé et une personne responsable en liant son identité à une clef publique, référencée sur un annuaire d’un tiers de confiance. Ce certificat est un fichier qui peut être installé sur un disque dur ou pour des besoins de sécurité plus importants sur une carte à puce ou une clé USB. Les certificats X509 sont commercialisés à un prix moyen est inférieur à 100 € l’unité. En cas d’authentification forte par chargement du certificat sur une carte à puce ou une clé USB, il convient de rajouter le prix des supports ; des éventuels équipements de lecture ; de logiciels.

Le coût de l’échange dématérialisé ne se limite pas au simple investissement du certificat et de ses éventuels équipements associés. En effet, la dématérialisation a pour second pré requis l’archivage à valeur probante. La Direction des Marchés Publics ; la Direction Générale des Impôts …acceptent la dématérialisation des marchés publics, la « démat » fiscale des factures (Article 289 V du CGI) sous condition de restitution des informations dématérialisées avec garantie d’intégrité de ces données..

En cas de passation de marchés publics ou de dématérialisation fiscale de factures, des critères stricts d’authentification ; d’intégrité des preuves d’archivage ; d’environnement de séquestre ; de gestion de listes récapitulatives …sont requis. L’archivage à valeur probante dans des coffres forts électroniques doit notamment permettre d’administrer des habilitations et de gérer la « traçabilité de modifications dans le temps » ainsi que la « journalisation événementielle » sur l’intervention des personnes, sur les accès en lecture, écriture et variations de contenus.

Pour 1 500^* € HT, nous proposons à une entreprise ; une collectivité locale ; une association d’acquérir un certificat ; de l’installer sur un support externe (Carte à puce ; d’une clé USB) pour signer tous types de documents ; effectuer des téléprocédures ; accéder à des sites ou applications. Pour ce montant cette même entité peut accéder à un coffre fort électronique ; protéger ses informations et conserver des documents à des fins probatoires.

^* Frais de déplacements non inclus